バーチャルオフィスの受付に関するQ&A集

バーチャルオフィスの受付に関するQ&A集

Q,バーチャルオフィスにとって受付はどういう意味を持つの?

A,働く場所を自由に選べる人にとってバーチャルオフィスを利用するのはとても便利です。しかも近年はIT技術の急速な普及も相まってリモートで仕事をすることもハードルが低くなってきました。しかし実際に仕事を進めていく上で人と会わずに完結させるというのはやはりまだ難しいです。自分が契約したバーチャルオフィスの住所で人と会う場面は必ずと言っていいほど出てくるでしょう。

・取引先と重要なミーティング

・口座開設時に銀行の担当者と面談

・過去渡した名刺を辿っての来客

こういった事がある為、バーチャルオフィスの契約=法人登記地はあるだけで使わない というイメージを持つことは避けましょう。そうなってくるとバーチャルオフィスの受付=あなたの会社の顔になります。受付の印象がしっかりしているかそれとも雑な作り方かで売り上げが確保しやすい状況を作れるかどうかが決まってくるといっても過言ではありません。

結論としては、受付を軽視するのは禁物です。機能や雰囲気についてしっかり検討することをお勧めします。

Q、具体的にどういったところを比較すればいいの?

①受付の存在

そもそも論で恐縮ですが、残念ながら受付を用意していない簡易的なバーチャルオフィスもあるものです。受付が無い→担当の銀行員が口座開設時にそのオフィスで面談した際に不信感を持つ→開設出来ない といった事態に陥る可能性があるので、受付が無いようなところは避けましょう。

②受付スタッフの有無

受付スタッフがいるかどうかもしっかり見ておくべきと言えます。契約住所へのアクセスの仕方によっては乗っている電車などに遅延が発生し、オフィスでの打ち合わせに間に合わないなどのケースが発生しえます。そこで常駐スタッフが間をつないだり設備を案内してもらっておく事で、相手に無駄な時間を過ごさせない対応をする事ができます。

また、特に女性はセキュリティ面からもスタッフがいることは重要になってきます。規模の小さいオフィスはスタッフがいない場合もあるので、なるべく避けたほうが良いでしょう。

③ゲストとコミュニケーションできる仕組みのある受付であること

バーチャルオフィスを利用している以上はあまりオフィスに行かないですよね。しかし名刺を取引先などに渡している場合は予期せぬタイミングで来客があるものです。そういった場合にいらっしゃった方となんらかの方法で連絡がつくような仕組みをオフィス側が整えていたら非常に便利ですよね。

毎回受付の方にバーチャルオフィス利用者に電話をかけて知らせてもらうというサービスもあるにはありますが、基本的に毎回料金を取るオフィスも多いので、思わぬ出費が重なる可能性が高いとなるとあまり適してはいないでしょう。

各オフィスがどういった工夫を凝らしてゲストとコミュニケーションするシステムを組んているのかは確認するに越したことはありません。

④郵便物の受け取り体制

届いた郵便物がどのような扱いになるかも確認時事項です。具体的にはどの種類の郵便物が受け取り可で、どういったものが受け取れないかを把握することが重要です。受け取ってもらえない郵便物だったらどのような扱いになるかも聞いてみましょう。

⑤来館した時にゲストが受けるイメージが良いかどうか

受付全体を含めた雰囲気についても要チェックです。まずは人の動きのあるオフィスかどうか、ここを見てみましょう。バーチャルオフィスの受付=バーチャルオフィスを利用している会社の受付となります。あなたが検討しているオフィスからどんな印象を受けますか?活気があれば良し、寂しい印象なら何か原因があると思います。

実際にそのオフィスに行ってみる、というのが一番の近道かもしれません。まずは見学に行ってみましょう。