バーチャルオフィスの会議室のチェックポイントQ&A集

バーチャルオフィスの会議室のチェックポイントQ&A集

Q、バーチャルオフィスは値段だけで見ても良いの?

A、基本的にはやめましょう。例えば自宅で仕事をするから物理的なオフィスは必要ないけど、商談や打ち合わせで会議室は必要、という方がいたとします。そうなってくると会議室がしっかりついたオフィスと契約する必要があると思います。

つまり自分の仕事がバーチャルオフィス契約後どうなって行きそうかシュミレーションした上で、それに合うサービスやオプションを提供している所を選ぶ、ということが非常に大事になってくると思われます。

 

Q、どういった会議室に気をつけるべき?

ワンルームマンションのようなところで運営して、その中の部屋を会議室と呼んで使用しているバーチャルオフィスには気を付けましょう。居住用物件を転用して運営しているような所はビジネス感が薄れて、あなたの事業に悪影響を及ぼす可能性があります。他にも以下のような懸念があります。

・入口がオフィスのエントランスのようになっておらず、初めて来館する方が戸惑ってしまう
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替える→ビジネス感が薄れる
・内装もビジネスユースではないため、きっちりとした商談などには向かない

Q、他にはどんな所に気をつけた方がいい?

・利用料金・予約方法・キャンセルポリシーがどうなっているかも見ておきましょう。これらに関してはそれぞれのオフィスによって様々です。例えば利用料金は価格×時間のシンプルなパターンもあれば、一定時間以上利用すれば割引されるといった場合もあります。割増料金になる時間帯や延長料金に関してもチェックすべきです。

・来館者が混乱するような入り口になっていないかも確認しましょう。オフィスの住所に行ってもそこが目的地なのか不安にさせるような場所は避けるべきです。

・会議室のタイプも見ておきましょう。

①完全に外部と遮断されている個室

②一部が解放されている半個室

③オープンな空間で打ち合わせするスペース

セキュリティ、プライバシーの問題を頭に入れると、必然的に①が良いのではないか、という結論になりそうですが、このタイプの会議室は料金的に高額になるパターンも多く、自分の予算とのバランスを取った選択をする必要があります。

・特に女性は会議室の中が見えるかどうかも確認しましょう。シチュエーションによっては男性と会議室と二人っきりになる事も。中があまり見えない会議室だとセキュリティ的に不安がありますよね。そういった会議室は避けるようにしましょう。

・常駐のスタッフがいるかも確認をしましょう。コスト削減をすることに重きを置いているオフィスはスタッフがいない場合が多いので注意しましょう。

・備品は充実しているかも確認できると良いです。大事な商談で使う予定だった会議室が埋まってしまっていて、備品が使用できずに上手くいかなかった、なんてことは絶対に避けたいですよね。

・飲食を禁止しているかどうかも見れると良いです。つまり会議室以外にも用途が広がりそうかということですね。

・目立つ分かりやすい立地かどうか。利便性をとるなら駅近が一番でしょう。実際に道順を歩いてみて、どう思うかがそのまま来客される方の印象になります。